VYMETEME CHAOS Z VAŠICH PODNIKOVÝCH DAT
INTRANET A SHAREPOINT
UMĚLÁ INTELIGENCE
DIGITALIZACE PODNIKOVÝCH AGEND
AUTOMATIZACE
Evidence zakázek, úkolů a smluv k zakázkám
Evidujte své zakázky nebo úkoly efektivně. V seznamu, který Vám vytvoříme budete mít přehled o stavu zakázek, odpovědných osobách, jednotlivých úkolech i jejich plnění. Filtrujte si zakázky podle zákazníka, stavu, termínu, nebo jakkoli potřebujete.
Video ukázka s komentářem - evidence zakázek
V tomto díle se dále zaměříme na třetí ze způsobů ukládání a zobrazování dat na intranetu.
Knihovny dokumentů
Co to jsou knihovny dokumentů
Knihovny dokumentů jsou digitální úložiště nebo prostor, kde organizace může ukládat, spravovat a sdílet své elektronické dokumenty. Knihovny dokumentů ovšem nabízejí různé funkce a nástroje pro efektivní organizaci, vyhledávání a správu dokumentů a jsou tak mnohem více než jen organizující složky dokumentů tak, jak jsme zvyklí v souborovém systému.
K čemu slouží
Typické využití je zejména ke sdílení informací a ukládání především všech druhů office dokumentů.
Využití v praxi
Knihovna dokumentů může sloužit k různým účelům v závislosti na potřebách a procesech konkrétní organizace. Zde uvádíme několik příkladů využití:
- Centrální úložiště dokumentů
- Sdílení interní dokumentace, firemních formulářů a šablon
-
Správa projektových dokumentů
-
Evidence revizní a auditní dokumentace
-
Správa smluv a právní dokumentace
- Sdílení marketingových materiálů
- Správa obrazové dokumentace
- Centrální úložiště pro tiskoviny a PR materiály
- Archivace starších dokumentů
Základní technické parametry a možnosti nastavení knihoven
- Organizace a Struktura
Kategorie a složky umožňují organizaci dokumentů do hierarchie, což usnadňuje uživatelům navigaci a vyhledávání.
- Sdílení a přístupová práva
Oprávnění ke čtení a úpravě definuje, kdo má přístup k jednotlivým dokumentům a jaké akce mohou provádět.
Možnost nastavení oprávnění na úrovni složek nebo kategorií umožňuje jemněji nastavit, kdo má přístup ke konkrétním částem knihovny dokumentů.
- Verzování dokumentů
Uchovávání historie verzí zajišťuje sledování změn provedených v dokumentech a umožňuje obnovu předchozích verzí.
Možnost komentovat změny poskytuje prostor pro diskusi nebo komentáře k provedeným úpravám.
- Vyhledávání a metadata
Pokročilé vyhledávací nástroje umožňují rychlé a efektivní vyhledávání dokumentů podle klíčových slov, autorů nebo dat vytvoření.
Přidávání metadat k dokumentům poskytuje další informace o obsahu dokumentu, což usnadňuje organizaci a vyhledávání.
- Workflow a schvalování
Možnost nastavení schvalovacích procesů nebo toků práce pro dokumenty.
Oznámení informují uživatele o změnách ve stavu dokumentu.
- Integrace s dalšími aplikacemi
Propojení s e-mailovými systémy umožňuje snadné sdílení dokumentů prostřednictvím e-mailu.
Integrace s kalendářem přidává možnost plánovat akce nebo události spojené s dokumenty.
- Zálohování a obnova dat
Pravidelné zálohování zajišťuje bezpečnost dat a možnost obnovy v případě havárie nebo ztráty dokumentů.
- Správa verzí a revizí
Možnost sledovat a spravovat revize dokumentů včetně změn provedených různými uživateli.
- Oznámení a notifikace
Informuje uživatele o nově přidaných dokumentech nebo provedených úpravách.
- Podpora různých formátů
Podpora různých typů souborů umožňuje ukládat a spravovat dokumenty v různých formátech, jako jsou textové dokumenty, prezentace, tabulky, obrázky, a další.
Příklady knihoven dokumentů v praxi
Připomeňte si předchozí témata ...
- Příště se zaměříme na evidenci a schvalování přijatých faktur.