Sharepoint tipy č. 2 – evidence a sdílení firemních směrnic

Jak jsme vám slíbili, přinášíme další skvělý tip na využití intranetu ve vaší společnosti.

Jednou z klíčových funkcí intranetu je totiž evidence dokumentů a jejich snadné a efektivní sdílení napříč firmou. Při správném využití může intranet sloužit jako centrální místo pro evidenci a správu všech firemních dokumentů.

V dnešním článku se zaměříme na firemní směrnice. Což je soubor oficiálních pravidel, pokynů a postupů, které jsou vytvořeny a udržovány organizací. Firemní směrnice hrají klíčovou roli při zajištění dodržování interních a externích pravidel, právních požadavků a etických standardů.

Jaké zásadní přínosy má využití intranetu v oblasti evidence a správy směrnic?

• Centralizace – své směrnice budete mít na jednom místě. Rozdělit je můžete do složek např. dle jednotlivých oddělení nebo podle jiných parametrů.

• Schvalování – můžete si nastavit systém pro schvalování směrnic. Tím se významně zlepšuje efektivita a rychlost práce s dokumenty.

• Přehlednost – uspořádáte si sloupce a parametry, které chcete vidět při prohlížení seznamů směrnic. Budete tak mít přehled o všech důležitých údajích jako je např. datum vydání, termín platnosti, stav schválení, autor směrnice, atd.

• Bezpečnost – zabezpečte směrnice s rozsáhlými funkcemi pro správu oprávnění a sledování uživatelských aktivit. Tím jsou dokumenty v bezpečí před neoprávněnými změnami a vždy máte přehled o aktuálních vydáních.

• Sdílení – zásadním prvkem je možnost sdílet jednotlivé směrnice s ostatními spolupracovníky pomocí jednoduchého odkazu, což urychluje a usnadňuje komunikaci a spolupráci ve firmě.

• Verzování – používejte vždy aktuální verze směrnic.

• Archivace – implementujte politiky zachování a archivace dokumentů, abyste splnili požadavky na shodu s předpisy a zákony. 

Využití intranetu pro sdílení a evidenci dokumentů se stává klíčovým prvkem moderních firem. Díky centralizovanému úložišti a snadnému přístupu mají zaměstnanci všechny potřebné dokumenty na dosah ruky. S intranetem je práce s dokumenty rychlejší, efektivnější a bezproblémová, což přináší výrazné výhody pro celou firmu.