Sharepoint tipy č. 4 – evidence zakázek

Náš další tip pro využití intranetu v organizacích se týká evidence zakázek. Jedná se o téma, které zajisté řeší většina firem.

Nyní můžete své zakázky evidovat mnohem efektivněji díky našemu intranetovému řešení. V přehledném seznamu, který Vám vytvoříme, budete mít jasný přehled o stavu zakázek, odpovědných osobách, jednotlivých úkolech i jejich plnění.

Zakázky pak můžete např. filtrovat podle různých kritérií, jako je zákazník, stav, termín dokončení nebo jakékoli jiné parametry, které jsou pro Vaši firmu důležité. Tato funkcionalita zajišťuje, že vždy rychle najdete potřebné informace a můžete snadno sledovat průběh jednotlivých zakázek.

Automatizace a centralizace evidence zakázek na intranetu nejenže zlepšuje přehlednost a organizaci, ale také usnadňuje komunikaci mezi týmy a jednotlivci. Každý zodpovědný zaměstnanec má přístup k aktuálním informacím a může rychle reagovat na změny nebo požadavky.

To vše vám přinese nejen zvýšení produktivity a efektivity, ale také lepší kontrolu nad průběhem zakázek a spokojenost zákazníků díky rychlejšímu a přesnějšímu plnění jejich požadavků.

Jak může vypadat proces zpracování zakázky na intranetu?

1. Přijetí a Evidence Zakázky
   • Zadání zakázky: Po přijetí objednávky od zákazníka, zadá odpovědný pracovník novou zakázku prostřednictvím formuláře na intranet, kde vyplní všechny potřebné údaje jako popis, požadovaný termín a specifikaci.
   • Automatické přiřazení: Systém může automaticky přiřadit zakázku odpovědné osobě nebo týmu na základě předem nastavených pravidel.
2. Plánování a Přiřazení Úkolů
   • Detailní rozdělení úkolů: Projektový manažer rozděluje zakázku na jednotlivé úkoly a přiřazuje je konkrétním zaměstnancům.
   • Nastavení termínů: Systém umožňuje nastavit termíny splnění jednotlivých úkolů a celkové zakázky, které jsou viditelné pro všechny zúčastněné. Nastavit lze také prioritu zakázek.
3. Realizace Zakázky
   • Průběžné aktualizace: Zaměstnanci aktualizují stav jednotlivých úkolů v reálném čase. Každá změna je zaznamenána a je dostupná pro všechny členy týmu.
   • Komunikace a spolupráce: Intranet poskytuje platformu pro sdílení dokumentů, diskusi a řešení problémů, čímž usnadňuje komunikaci mezi členy týmu.
4. Kontrola a Schválení
   • Interní kontrola: Po dokončení všech úkolů je zakázka předána k interní kontrole, kde se ověřuje správnost a kvalita provedené práce.
   • Schválení: Vedoucí projektu nebo manažer schvaluje dokončení zakázky a připravuje ji k předání klientovi.
5. Předání a Uzavření Zakázky
   • Předání klientovi: Dokončená zakázka je předána klientovi, který ji může prostřednictvím intranetu potvrdit nebo požádat o případné úpravy.
   • Uzavření: Po schválení od klienta je zakázka uzavřena v systému. Veškerá dokumentace a komunikace zůstává uložena pro budoucí potřeby a analýzy.

Využití intranetu při řízení procesu zakázek zajišťuje, že každý krok je transparentní, sledovatelný a efektivní. Tento systém pomáhá minimalizovat chyby, zlepšuje komunikaci a přispívá k tomu, aby byly zakázky realizovány včas a podle očekávání klientů.